Der gesamte Vertragsbestand — in Sekunden abfragbar

Das Unternehmen verwaltet rund 60.000 Wohn- und Gewerbe-Mietverhältnisse auf einer gewachsenen SQL-Welt. Die Stammdaten kennen Mieter, Objekt und Kaltmiete — die entscheidenden Klauseln liegen jedoch im Fließtext der Vertrags-PDFs, gewachsen über Generationen, mit übernommenen Beständen und unterschiedlichen Vorlagen.

Stichtags-Überwachung lief auf Excel: Indexmieten-Anpassungen wurden verpasst, weil die Klausel im Fließtext stand und niemand sie systematisch verfolgte — bei dieser Bestandsgröße eine messbare Ertrags-Differenz pro Jahr.

Eigentümer- und Vorstands-Reports („Welche Quote des Bestands ist indexiert, welche staffel-basiert?“) waren halbjährige Sonder-Projekte mit fünfstelligem Personalaufwand.

Bei Portfolio-Zukäufen kam jeweils ein Aktenstapel mit eigener Vorlagen-Welt dazu, der der Due-Diligence faktisch entzogen war — eine Vollerhebung war in vertretbarer Zeit nicht möglich.

Piko bindet die Verwaltungs-Software read-only an und liest den DMS-Vertragsbestand. Die Document-Intelligence extrahiert Klauseln über alle Vorlagen-Familien hinweg — Laufzeit, Miete, Anpassungs-Mechanik (Index/Staffel), Kündigungsrechte, Sonderkündigung, Kaution.

Jede extrahierte Klausel trägt einen pixel-genauen Quell-Verweis: PDF, Seite, Bounding-Box. Eine kuratierte Begriffs-Welt „Mietvertrag / Klausel / Mietobjekt / Stichtag“ verbindet die Klauseln mit den Objekt-Schlüsseln der Verwaltungs-Software — bestätigt durch das Bestandsmanagement im Pilot.

Sachbearbeiter:innen prüfen Auffälligkeiten in einem Reviewer-Workflow; ihre Korrekturen verbessern die Erkennung kontinuierlich. Die Verwaltungs-Software bleibt System-of-Record — Piko liest und strukturiert, schreibt aber keine Bestände um.

Die Vorstandsfrage „Welche Verträge laufen in 12 Monaten aus und haben eine Verlängerungs-Option?“ wird heute mit einer Abfrage beantwortet — eine Tabelle, jede Zeile mit Link auf die genaue Seite der Vertrags-PDF, live und exportierbar.

Was vorher ein zweiwöchiges Zwei-Personen-Projekt war, ist eine Auswertung in Sekunden. Stichtage werden systematisch verfolgt statt in Excel nachgehalten.

Der zweite Use-Case in derselben Welt — Nebenkostenabrechnungs-Prüfung, Modernisierungs-Stichtage — kostet kein zweites Pilot-Projekt mehr, weil die Ontologie bereits steht.