Aus jeder Mail die richtige Task — über alle Mandanten hinweg

Der Dienstleister verwaltet den Fuhrpark für mehrere Kunden-Firmen — jede mit eigener Service-Vereinbarung und eigenen SLAs. Das Operations-Team bekommt täglich hunderte Mails: Werkstatt-Rechnungen, Schadensmeldungen, Tankkarten-Sperren, TÜV-Erinnerungen.

50–70 % der Arbeitszeit gingen in Triage: Kennzeichen suchen, FMS öffnen, Fahrzeug finden, Mandanten ableiten, Service-Regel prüfen, Task-Vorlage wählen — 2 bis 8 Minuten pro Mail, bevor die eigentliche Arbeit begann.

Multi-Fahrzeug-Mails waren manuelle Aufdröselungs-Arbeit: eine Sammelrechnung über drei Fahrzeuge dreier Mandanten konnte eine Stunde Vorgang-Anlage kosten.

Mandanten-Service-Regeln lagen in PDF-Vereinbarungen und im Kopf des Teams — nicht strukturiert. SLA-Reporting pro Mandant war Excel-Arbeit, wenn überhaupt.

Piko liest den Operations-Posteingang und verbindet sich read-only mit dem FMS. Jede Mail wird klassifiziert, das Kennzeichen mit Zitat-Span erkannt, das Fahrzeug identifiziert, der Mandant abgeleitet — alles mit Belegquellen.

Die kuratierten Service-Regeln pro Mandant werden angewandt (z. B. „Reparatur unter 500 EUR → Direkt-Freigabe-Vorlage“); der Vorgang wird mit ausgefüllten Eckdaten und Provenance-Verweisen zur Bestätigung vorgelegt. Multi-Fahrzeug-Mails werden automatisch in Einzel-Vorgänge zerlegt.

Das FMS bleibt System-of-Record — Tasks entstehen dort, Piko liefert den Vorschlag. Operations bestätigt jede Task-Vorlage vor Auslösung; Korrekturen verbessern Erkennung und Regel-Anwendung.

Aus sechs Minuten Vorgang-Aufbau wurde eine Minute Bestätigung — die zurückgewonnene Triage-Zeit fließt in inhaltliche Arbeit: Beratung, Verhandlung, Steuerung.

Multi-Fahrzeug-Sammelrechnungen werden automatisch zerlegt, jeder Vorgang mit Verweis auf die konkrete Rechnungs-Position im PDF.

SLA-Reporting pro Mandant — Bearbeitungs-Zeit, Anteil eingehaltener SLAs, häufige Anlass-Typen — ist erstmals eine Standard-Abfrage.